Il y a deux catégories de modèles :
1. Les modèles établis par la Section d’édition (pages de garde essentiellement, avec parfois certaines phrases ou titres récurrents).
2. Les modèles établis par la Section française.
Rappel : le constat a été fait que tous ces modèles, tels qu'ils étaient établis, n'étaient pas très adaptés à eLUNa (crochets pour les variantes, "X" pour les variables, notamment).
De plus, il y avait un foisonnement de modèles pour chaque catégorie de document (liste de points, observations finales, etc.). Aussi, il a été décidé de les fusionner, à savoir établir, pour chaque catégorie de document, un seul modèle reprenant tous les éléments des modèles de la Section d'édition comme de la Section française, sous forme de segments numérotés dans des documents monolingues parallèles (pour un exemple, voir les listes de points).
Procédure à suivre pour l'établissement ou la modification des modèles
I. Modèles établis par la Section d’édition :
Deux cas possibles :
1. Établissement d'un nouveau modèle ou modification d'un modèle existant, soumission par la Section d'édition via gDoc :
a) Traduire le modèle, puis le charger dans gDoc, comme n'importe quel autre document. Attention !! La note « The present document is being issued without formal editing. » doit être traduite (dans les templates seulement) par « Le présent document n’a pas été revu par les services d’édition. » et non par « La version originale du présent document… ».
b) S'il s'agit d'un modèle dont les éléments peuvent être incorporés dans un modèle fusionné existant ("liste de points", "communications", etc.), ces éléments doivent être incorporés dans ce modèle. Se reporter au point II 2. ci-dessous.
c) S'il s'agit d'un modèle qui n'a pas été fusionné, donc qui n'a pas été établi dans un format compatible avec eLUNa, il faut l'établir dans ce format. Le coordonnateur peut soit le faire lui-même, en demandant à Clémence, à Stéphane ou à Xavier des indications sur la manière de procéder, soit demander à Xavier ou à Alexandra de l'établir (en passant par la répartition). Une fois établis, les fichiers doivent être envoyés à Clémence et à Stéphane. Ne pas les envoyer au pool ou aux personnes responsables du site de la Section.
2. Modification de la version française seulement d'un modèle existant (à l'initiative du coordonnateur, donc non soumis via gDoc) :
Rappel : les modèles doivent être modifiés par les coordonnateurs concernés. Ne pas demander aux personnes responsables de la maintenance du site de la Section ou du traitement des modèles de le faire.
A. Modèle non encore fusionné :
a) Télécharger la version française du modèle depuis le site de la Section.
b) Apporter les modifications.
c) Envoyer la version propre (pas en suivi des modifications) à Clémence et à Stéphane.
Ne pas l’envoyer au pool ou aux personnes responsables du site de la Section.
Note : la modification d'un modèle non encore fusionné est l'occasion idéale de fusionner ce modèle ! Voir le paragraphe III ci-dessous.
B. Modèle fusionné :
Se reporter au point II. 2. ci-dessous.
II. Modification d'un modèle établi par la Section française :
Rappel : les modèles doivent être modifiés par les coordonnateurs concernés. Ne pas demander aux personnes responsables de la maintenance du site de la Section ou du traitement des modèles de le faire.
Deux cas possibles :
1. Modification d'un modèle non encore fusionné :
a) Télécharger le ou les fichiers (selon que l'on veut modifier la version anglaise, française ou les deux) sur le site de la Section.
b) Apporter les modifications.
c) Envoyer la ou les versions propres (pas en suivi des modifications) à Clémence et à Stéphane. Ne pas les envoyer au pool ou aux personnes responsables du site de la Section.
Note : la modification d'un modèle non encore fusionné est l'occasion idéale de fusionner ce modèle ! Voir le paragraphe III ci-dessous.
2. Modification d'un modèle fusionné :
a) Demander à Clémence ou à Stéphane de transmettre la paire de fichiers Word monolingues à partir de laquelle le fichier HTM est généré.
b) Apporter les modifications
c) Envoyer les versions propres (pas en suivi des modifications) à Clémence et à Stéphane. Ne pas les envoyer au pool ou aux personnes responsables de la maintenance du site de la Section.
Note : Les fichiers Word sont nommés en anglais selon le schéma "FTS-Template-Comité ou domaine-Contenu-Version-Langue, par exemple : "FTS-Template-CCPR-List of issues-Rev.2-EN" Les versions successives sont nommées Rev.1, 2, etc., dans les deux langues.
III. Fusion de modèles existants en format compatible avec eLUNa ou établissement d'un nouveau modèle dans ce format :
Demander à Clémence, à Alexandra, à Stéphane ou à Xavier des indications sur la manière de procéder, ou demander à Xavier ou à Alexandra de le faire (en passant par la répartition).